Quelles sont les tâches de la secrétaire

Afin de définir clairementdevoirs d'une secrétaire, il faut savoir de qui parle exactement. Après tout, ce post peut être vu sous plusieurs angles. Connu, par exemple, le secrétaire-référent en tant qu'employé de bureau, le secrétaire général en tant que chef d'une organisation, le secrétaire d'État en tant que fonctionnaire, secrétaire en tant que diplomate, secrétaire du chef en tant qu'employé et autres options. Le plus souvent, se référant à ce poste, ils signifient un employé qui effectue des tâches (instructions) en tant que directeur de l'entreprise, ainsi que les gestionnaires individuels de ses divisions structurelles. Il s'avère que les tâches officielles de la secrétaire dans ce cas sont réduites à exécuter des ordres uniques pour résoudre des problèmes organisationnels et techniques.

Ce que le secrétaire doit savoir et doit faire

Le secrétaire doit remplir les fonctions suivantes quotidiennement:

Recevoir des informations de subordonnés pour le transfert à son superviseur.
Organiser le gestionnaire de communication téléphonique. En son absence, prenez des informations, puis portez-le à l'attention du réalisateur.
Recevoir et conserver les enregistrements des messages téléphoniques.
Créer des conditions pour le travail normal de la tête: surveiller le besoin de fournitures de bureau et d'équipement de bureau.
Aider à l'organisation de la productionréunions et réunions. Apporter aux participants la date, le lieu et l'heure de l'événement. Recueillir les documents nécessaires, assurer la présence des personnes présentes et conserver le procès-verbal de la réunion.
Pour effectuer le travail de bureau à l'entreprise. Pour ce faire, le secrétaire devrait recevoir, systématiser la correspondance entrante et la transmettre à la direction. Ensuite, sur la base du visa imposé pour transférer des documents aux exécuteurs testamentaires sous une liste. Les fonctions du secrétaire comprennent également le contrôle du déroulement, du calendrier et des résultats de leur exécution.
Effectuer des travaux sur l'impression et la reproduction de documents.
Organiser la réception des visiteurs à la tête de l'entreprise et, si possible, créer des conditions pour la résolution rapide des problèmes.

Afin de remplir ces tâches apparemment simples d'une secrétaire, l'employé devrait savoir:

l'ensemble de la composition de la direction de l'entreprise et de ses subdivisions structurelles;
la charte, le personnel et la structure de l'entreprise, son profil, ses perspectives de développement et sa spécialisation;
documents normatifs pour la bonne conduite du travail de bureau;
règles d'utilisation des moyens de bureau et des communications;
règles de BTW, OT, sécurité incendie et assainissement industriel;
les règles d'organisation du travail sur le lieu de travail;
actes normatifs et juridiques, ordres, résolutions, ordonnances de planification, comptabilité et gestion de la qualité du travail effectué.

Spécificité du greffier

Si c'est plus spécifique, étroitspécialisation, la situation est quelque peu différente. Prenez, par exemple, les fonctions officielles de secrétaire clérical. Dans le titre du poste, l'aspect du travail effectué est clairement défini. Habituellement, dans chaque entreprise, il existe déjà une instruction officielle dans laquelle sont indiquées les instructions du spécialiste en tenue de dossiers. S'il n'y a pas une telle instruction, alors il vaut mieux la créer. Pour ce faire, utilisez le guide de qualification, qui contient des échantillons approximatifs. Après cela, la version standard doit être finalisée pour l'organisation spécifique, en tenant compte des spécificités et des caractéristiques internes. En général, les tâches du secrétaire-secrétaire doivent clairement être attribuées à trois domaines principaux:

Travailler avec la correspondance. Réception, le traiter de façon moderne et en temps opportun.
Bon entretien de la documentation interne.
Inscription, comptabilité stricte et transfert des documents aux archives pour la garde.

Caractéristiques du travail du référent

Dans certaines entreprises,un poste qui comprend un large éventail de responsabilités: du "help desk" au "assistant director". Un tel expert doit posséder un large éventail de connaissances et une bonne maîtrise de la situation. Les fonctions officielles du secrétaire du journaliste sont légèrement élargies dans le cadre de l'augmentation de l'autorité. En général, c'est le travail habituel de la secrétaire, mais le mot «référent» apporte quelques ajouts à la liste standard. En particulier, le secrétaire-réviseur peut recevoir de manière indépendante des visiteurs sur certaines questions. Possédant certaines informations, il est capable de prendre ses propres décisions. En outre, le directeur adjoint effectue des missions importantes par rapport aux activités de l'organisation (entreprise). Parfois, le secrétaire-référent est responsable du maintien de la gestion des dossiers du personnel. Ceci est fait seulement lorsque la quantité totale de travail vous permet d'effectuer des tâches supplémentaires.