Note de service: un exemple. Faire un mémo

Sur les documents internes de l’organisation, beaucouples employés ne connaissent que par ouï-dire - les mémorandums sont confondus avec ceux du service et se font par erreur. Cela viole la fonction fondamentale de ces documents - la communication officielle au sein de l’équipe, ce qui conduit à l’impossibilité de coordonner le travail. C'est pourquoi la question de rédiger un mémo, ses différences et sa similitude avec le reste des articles, la spécification de l'écriture devient urgente.

Terminologie

Une note de service est un moyen de communication entrefonctionnaires, divisions structurelles. Parfois, il est défini comme un document sur la performance de certaines tâches / tâches, bien qu'il puisse avoir un caractère différent. Les exemples qui seront discutés dans cet article reflètent simplement le contenu possible du mémo.

Officiellement, le classificateur de la gestiondocuments ne contient pas d’informations sur un tel papier en tant que mémo. Un exemple de la manière de l'écrire n'est pas fourni, mais cela ne nie pas le fait qu'un tel document est répandu dans la sphère du travail pour un certain nombre de raisons.

Raisons d'utiliser

Un mémo est connu comme fréquemment utilisédocument justificatif. Il est chargé d'assurer la communication entre les éléments du système de travail, à savoir les employés. Pourquoi un tel document est-il si populaire? De nombreux moments de travail peuvent et doivent être résolus sans l'intervention de positions dominantes - cela prouve l'autonomie et l'efficacité des services de manière autonome et en tant que système dans son ensemble.

Caractéristiques

Différence avec le mémorandum ci-dessusest que ce dernier implique un appel aux fonctionnaires supérieurs, et un mémo, dont un exemple sera examiné ci-dessous, forme un lien au niveau horizontal. Cela peut être un appel à l'administrateur d'un autre service ou au responsable d'une autre unité. Dans tous les cas, alors que les personnes mentionnées ont des postes équivalents, on peut parler du mémo. En cas d'inégalité, un mémo devrait être rédigé. Certains des exemples présentés ici peuvent être ambigus, les raisons en seront discutées plus tard.

Notes sur l'étendue du service

Habituellement, les mémos sont écrits surfournissant: information, économique, logistique ou organisationnelle. Une note peut souvent contenir une demande ou une proposition. Chacun des éléments structurels est généralement l'un des thèmes prioritaires et correspond au domaine dans lequel l'élément lui-même fonctionne.

Décoration

La conception du mémorial est la mêmecomme la conception du rapport. Par conséquent, seul le contenu change. L'enregistrement des mémos est régi par GOST. Cela vous permet de maintenir l'unité de conception de tous les documents de gestion.

Exemple d’écriture d’une note de service:

Département des technologies de l'information (en haut de la page, à gauche)

Chef du service de sécurité (au-dessus du côté droit) Lyubchenko R. L.

NOTE DE SERVICE

14/09/2015 № 11

Le vendredi 17 septembre 2015, la base matérielle et technique sera remplacée. À cet égard, je demande de donner accès aux employés suivants de l'organisation «AMIR» PE pour la mise en œuvre de ces travaux:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Chef de département (à gauche) _rospis_ Antipov RD (à droite)

L'enregistrement de la note de service suggère un format de papier typique - A4.

Avantages

En substance, analogue à un message vocal, un mémo présente plusieurs avantages par rapport à une communication fonctionnelle habituelle:

• conservation par écrit;
• documentation officielle;
• commodité dans le cas du transfert d'informations complexes;
• la possibilité de transférer un message à plusieurs personnes à la fois.

Les conséquences logiques sont:

• possibilité de confirmer / infirmer une déclaration;
• un énoncé clair de la tâche et de sa mise en œuvre claire;
• ponctualité de la mise en œuvre;
• efficacité du travail.

Caractère

La rédaction du mémo peut être la suivante:

• informationnel (message, notification, instruction, etc.);
• initiative (demande);
• les rapports.

Une note de bureau, dont un exemple étaitci-dessus, a un caractère informatif, le chef d’un département informant un autre du travail à venir, donnant en outre une instruction simple sur ce qu’il doit faire.

Les deux derniers points sont souvent côte à côte: le rapport est une réponse à l'initiative (demande).

Structure

Considérez comment écrire correctement un mémo basé sur l'exemple ci-dessus. Donc, ce document doit contenir:

• la nécessité du destinataire (dans ce cas, le rôle de celui-ci était joué par le responsable de la sécurité);
• le nom du document (l'inscription correspondante était immédiatement avant le texte);
• date du document;
• texte
• accessoires et signature du destinataire (responsable du service information).

Le texte, à son tour, peut également être distribué sur la structure. Vrai, beaucoup plus conditionnellement:

1. La première partie définit la base et le motif de l'écriture. La note de service, dont l'échantillon a été présenté ci-dessus, explique la demande dans la première phrase.
2. La deuxième partie montre l’essence: dans l’exemple, il s’agit des mots «en communication ...»
3. La troisième partie est la finale. Il peut contenir une déclaration de fait, une proposition ou une demande.

Une note de bureau, un exemple qui nous aidecomprendre les règles d’enregistrement, combine les deuxième et troisième parties en une seule. La séparation devient plus perceptible dans les mémos de bureau complexes. La troisième partie apparaît nécessairement dans les documents de réponse.

Stylisation

Bien que du papier gratuit soit autorisé pour ce papier,de même que pour tous les autres documents de gestion, pour savoir comment écrire une note de service, il est nécessaire d’exprimer librement ses pensées dans un style commercial, car c’est lui qui est habitué à compiler tout type de documentation.

Types

Les services publics n’ont pas de classification claire, mais ils peuvent en même temps être divisés en types.

Par exemple, il y a un mémo:

• sur la promotion;
• pour l'achat;
• à propos de l'annulation, etc.

Chaque type a sa propre spécification orthographique. Des exemples seront également donnés pour une meilleure compréhension de la rédaction d’un mémo.

À la hausse

Note d'augmentation salarialeCela peut être nécessaire pour les employés qui pensent recevoir une rémunération monétaire insuffisante pour leur travail. Il est logique qu’ils s’adressent tout d’abord à leur chef: ils écriront un mémo.

Un mémo de ce type est écrit par la têteemployé du service adressé au chef de la direction. Parfois, cela est également géré par le service du personnel. Ensuite, il s’adresse tout d’abord au service de la communication de l’employé qui souhaite recevoir un salaire plus élevé et au service du personnel. Les raisons de l'augmentation des salaires (modifications du volume de travail, qualifications d'un employé, etc.) doivent obligatoirement inclure une note de service.

L'échantillon est présenté ci-dessous.

Département de la comptabilité matières

Directeur général de PE “Agro Darin” Aninnikov G. L.

NOTE DE SERVICE

04/09/2013 № 45

St. Pétersbourg

À propos de l'augmentation de salaire G. G. Furmanets

Galina Furmanets travaille en état d'urgence "AgroDarina ”du 4 mars 2011 en tant que spécialiste de premier plan du département de la comptabilité des ressources matérielles. Elle est une experte qualifiée dans son travail, affichant une productivité du travail élevée, ponctuelle, obligatoire et exécutive. Au cours des travaux n'a pas reçu une seule mesure disciplinaire. En rapport avec ce qui précède, je vous demande d’augmenter le salaire de Galina Viktorovna Furmanets de 23 000 à 25 000 roubles.

Chef du département de comptabilité des immobilisations corporelles signature_Galkin S. A.

L'augmentation ne signifie pas seulement une augmentation des salaires, cela peut aussi impliquer une évolution vers une position plus élevée. La note de promotion est également rédigée par le chef du département.

C'est une remarque importante: la même note de bureau au directeur, c'est-à-dire qu'une note du subordonné au chef est considérée comme une conférence.

Le chef du département peut recommander un subordonné à une promotion sur la base:

• élever ses qualifications;
• enseignement supérieur (premier / deuxième);
• ancienneté et expérience professionnelle;
• pour un service exceptionnel.

Les motifs doivent être indiqués directement dans le mémo. Par exemple, ce qui suit.

Département logistique

Directeur général du PP “Netfliks” Lyashenko S. Yu.

NOTE DE SERVICE

19 février 2001 n ° 15

Moscou

À propos de promotion Belousovoj Yu. O.

Belousova Julia Olegovna travaille en PP “Netfliks”depuis le 7 janvier 1999 au poste d’administrateur du département de la logistique. Elle est une spécialiste qualifiée. L’employé est exécutif et responsable et se distingue par ses hautes performances et son endurance dans des situations stressantes. Le 15 février 2001, elle a obtenu une maîtrise en comptabilité et audit. À cet égard, je recommande que Belousova Yulia Olegovna soit promue au poste d’administrateur principal.

Chef de département du support matériel et technique

Pour acheter

Par acquisition, on entend la réparation ou le remplacement de tout équipement. Un mémo pour l’achat est rédigé par le département, qui doit être mis à jour sur la base matérielle et technique.

Le mémo, dont l’échantillon est présenté ci-dessous, a été rédigé pour l’achat d’un ordinateur.

Département des ressources humaines

Le chef du département informatique de «Epam» LLC, D. M. Penkov

NOTE DE SERVICE

12.11.2009 № 4

Kharkov

A propos de la réparation (remplacement) d'un ordinateur

Je vous informe que depuis le 6 novembre 2009, Tatyana Mashkina, une employée du service du personnel, une administratrice principale, se bloque régulièrement sur son ordinateur personnel.

En rapport avec la raison ci-dessus, veuillez réparer ou remplacer ce PC dès que possible.

Le chef du département du personnel _podpis__ Chishenko V.T.

Vacances

Le mémo note laisser ici implique pas dansle sens de la retraite et l'appel d'un employé pendant ses vacances est écrit par le chef du département dans lequel l'employé est répertorié. Il indique la raison de la révision. Le document est soumis au responsable de la société / organisation, qui doit à son tour rédiger la réponse - consentement ou refus.

Voici un exemple d’une telle note avec la réponse.

Ne vous dérange pas

Département du personnel pour préparer les documents nécessaires__Sergeev 03/21/2014

Directeur général de l'entreprise privée «Aukro» V. P. Sergeev

NOTE DE SERVICE

21/03/2014 № 1

Tenant compte de la maladie du comptable principal du département de la comptabilité et de l'audit Morozova Tatyana Viktorovna, je soumets une proposition pour appeler le comptable Matveychuk Pavel Sergueïevna de ses vacances à partir du 03.22.2014

Le chef du département de comptabilité et d'audit ___ Marinina R. A.

Il convient de noter qu’en plus de l’écriture et de la réceptionrésolution sur la note est nécessaire pour obtenir le consentement de l'employé de se retirer de ses vacances. Cela doit aussi être officiellement documenté. Par conséquent, le mémo n'est que la première étape de ce processus.

A propos des bonus

La note de service est écrite quandle patron veut encourager l'employé pour un travail productif. Du point de vue de l’employé, le processus d’attribution est simple, mais pour le chef, en particulier si l’organisation ne dispose pas d’une disposition pour l’attribution et préfère se passer de celle-ci, elle devient beaucoup plus laborieuse. Mais l’une des étapes de ce processus consistera dans tous les cas à rédiger un mémo.

Vous devez d'abord étudier le cahier des chargesentreprises à cet égard - chaque entreprise a ses propres conditions de bonus. Ceux-ci peuvent être des cas spécifiques dans lesquels un employé ne peut pas être récompensé (sanctions disciplinaires, infractions administratives, etc.), des sources de bonus, etc. Après une étude approfondie, vous pouvez passer directement à l’écriture.

Le mémo bonus devraitcontient nécessairement les raisons pour lesquelles le responsable du département estime que l'employé devrait être encouragé. Si la clause d’attribution comporte des clauses claires dans lesquelles elle indique le type de récompense qu’elle vaut, le processus est beaucoup plus simple. Le responsable ne peut que notifier au directeur la mise en œuvre de tel ou tel point. Alors ceci est un avis. Dans un autre cas, le chef du département propose uniquement de récompenser l’employé et il détermine lui-même le montant de la prime, là encore en tenant compte du système d’incitations matérielles de l’organisation.

Fait intéressant, les notes de service sur les bonussouvent attribués au rapport - comme ils sont écrits au nom du rang le plus élevé. Un dilemme similaire se pose avec des notes sur le rappel de vacances, sur la promotion, etc.

Radier

Mémos pour radier les matériauxnécessaire lorsque la propriété est endommagée ou que la base matérielle et technique est périmée. Ce type de document est étroitement lié aux remarques sur l’acquisition et présente des caractéristiques similaires: par exemple, le chef du service écrit une note similaire au service qui travaille avec des biens endommagés (comme dans l’exemple informatique: le message a été envoyé au service de l’information).

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un tel mémo.

Département des technologies de l'information

Chef du département d'audit de Troyanda LLC Sukhorukov D.D.

NOTE DE SERVICE

22/01/2006 N ° 42

Kyiv

À propos de l'écriture d'un ordinateur

Notifier que pour le momentLe calculateur électronique, qui appartient au service informatique, est obsolète et n’est pas en mesure de calculer les capacités suffisantes pour la pleine capacité de travail de ce service.

En rapport avec la raison ci-dessus, je vous demande de déclarer obsolète la propriété susmentionnée et d'informer le service des achats de la nécessité de reconstituer la base matérielle et technique.

Chef du département informatique _podpis__V. Chashchenko

La séparation des mémos par type

Tous les exemples ci-dessus peuvent être divisés en deux types:

• note de service sur employé, directeur;
• mémo à n'importe quel département.

Quel dilemme est le premier pointdéjà mentionné dans cet article. Malgré le fait qu'il existe de nombreuses informations sur la manière de rédiger une note de service pour le réalisateur, ainsi que des exemples et des exemples d'écriture, l'essentiel n'est pas tout à fait vrai. Un tel principe ne peut fonctionner que dans les organisations d'entreprise, où tous les départements sont égaux, mais il n'y a pas de supérieur hiérarchique. Ensuite, écrire des notes entre départements devient automatiquement officiel, pas un rapport. Dans tous les autres cas, il est vivement recommandé d'utiliser le titre du document «Mémorandum» lors de la rédaction des notes sur le rappel d'un employé en congé, ses primes, son licenciement, sa promotion. Les autres exigences écrites restent les mêmes.

Tous les messages font référence à des mémos.les autres sont des exemples de radiations, d'acquisitions, etc. Ils donnent une idée plus précise de la nature des mémos: la communication entre services équivalents ne nécessitant pas d'intervention de la direction.

Stockage

Les mémos directement liés à des employés individuels sont stockés dans leurs dossiers personnels. Tout le reste est envoyé aux archives de la société.

Les originaux des mémos peuvent être nécessaires lors du contrôle de l'organisation par les autorités supérieures: ils fournissent des informations détaillées sur les activités internes de l'entreprise, l'interaction des éléments structurels.

En outre, les mémos, en tant que documents officiels, peuvent constituer une preuve ou une réfutation dans le cadre d’une procédure.

Comme d'autres documents justificatifs, les mémos peuvent être considérés comme une sorte de complément à la documentation externe de l'entreprise.

L'utilisation fréquente de mémos sert de critère d'évaluation de l'état d'esprit général de l'entreprise et de ses employés pour les sociologues, les spécialistes du marketing et les psychologues travaillant dans l'organisation du personnel.

Moitié affaires, moitié style libreL’établissement de notes de service reflète clairement les relations de situation au sein de l’équipe de travail. La documentation n’est pas particulièrement intéressante, pas entre services, mais entre employés spécifiques, elle est moins commune et donc plus visuelle.