Travail de bureau secret: organisation et règles de conduite des affaires

A partir de maintenant, le travail clérical secret est une prérogativepas seulement les organismes d'état. Les documents qui portent aujourd'hui le sceau du secret se retrouvent dans presque toutes les grandes organisations commerciales. Cet article vous dira tout sur la gestion correcte de la documentation secrète.

Le concept de secret dans la tenue de dossiers

Toute activité de travail, d'une manière ou d'une autreconnecté avec une documentation secrète ou secrète, conserve toujours en lui-même beaucoup de difficultés, problèmes et risques. Quelle est la raison de cela? Il existe de nombreuses raisons, parmi lesquelles la base est l'incapacité banale de travailler avec compétence avec des titres portant la classification du secret.

Pour commencer, il vaudrait la peine de détermineren général, c'est un secret. Le mystère a plusieurs significations. Il faut tenir compte de la définition la plus courante, puis ce concept devrait être considéré comme une sorte d'information disponible uniquement à un cercle restreint de personnes. Le secret ne doit pas être divulgué, il doit être gardé secret. En règle générale, le mystère est vite perdu et l'information devient accessible à un grand nombre de personnes. En conséquence, et l'organisation de la gestion des documents secrets devient inutile.

Salutations de sécurité

À l'heure actuelle, le secret a plusieurstypes de base. Si c'est une question de travail de bureau secret, d'une manière ou d'une autre liée aux affaires d'état, alors tous les documents sont divisés en trois types principaux:

• importance particulière;
• top secret;
• usage officiel.

Cette classification est fixée par la loi fédérale spéciale du 21 juillet 1993 sur les secrets d'État. Qu'est-ce que chacun des vautours ci-dessus?

La barre "importance spéciale" représente le trèshaut degré de secret. Naturellement, un tel statut ne peut être obtenu par chaque document. Ainsi, dans le cas de la divulgation du manche d'une importance particulière, des dommages importants à l'état ou à un groupe de personnes peuvent être faits. C'est pourquoi la protection de ces documents est appropriée.

Le top secret est également attribuédocuments contenant un secret d'état. Une réglementation stricte dans le traitement de ces types de titres est dans ce cas un trait distinctif.

Le griffon "business use" ne fournit pasdocuments est d'un secret particulier, mais il en limite considérablement l'utilisation. Ce genre de travail de bureau secret est établi, en règle générale, dans les structures commerciales.

L'ordre de classification

L'ordre de classification établit également la loi fédérale sur l'État. secret, nommé ci-dessus. Selon ce document, le secret soumis à l'état peut inclure:

• informations sur la sphère militaire;
• information sur l'économie, la technologie ou la science;
• informations sur la politique étrangère ou les sphères économiques;
• des informations sur la contre-intelligence, les activités opérationnelles ou d'investigation, sur la politique antiterroriste, etc.

Comment classer les documents? La principale chose à noter est la disponibilité d'experts spécialement autorisés. Les personnes ayant certaines qualifications sont engagées dans le développement d'un stockage sûr de certains titres. La classification la plus appropriée du secret est choisie, selon laquelle des travaux supplémentaires sont effectués. En fait, la tenue de dossiers secrets est une sphère énorme avec ses employés et ses gestionnaires.

Le principe systémique de la définition du secret

Pour la définition la plus compétente du diplômesecret, il est nécessaire d'appliquer périodiquement des principes spéciaux. Ensuite, nous allons parler de la forme même de la définition du secret dans la tenue des dossiers - le principe de la systémique. Qu'est-ce que c'est?

La caractéristique principale de l'approche système est laattention au problème du secret en général. Sa fonction principale est de préserver deux tendances qui s'influencent mutuellement: d'une part, empêcher la diffusion d'informations importantes; d'un autre côté, évitez le secret de masse et les problèmes qui en résultent.

Comment le secrettravail de bureau? Ici, les principaux sont deux mécanismes: surestimer et sous-estimer le cou du secret. La surestimation réduit considérablement la possibilité d'échanger les informations nécessaires, la sous-estimation affaiblit quelque peu ce processus.

D'autres principes

Quels autres principes et règles du secretle travail de bureau peut être distingué? En plus de systématique, il convient également de noter l'objectivité. Quel est le point ici? Si vous donnez une brève description, cela ressemble à ceci: lorsque vous travaillez avec une documentation secrète, vous ne pouvez pas vous laisser guider par divers types d'opinions et d'hypothèses subjectives. Il doit y avoir une certaine liste de règles, selon laquelle toutes les mesures nécessaires seront développées.

Le principe d'optimisation est un autre inaliénableélément du travail de bureau secret. Son point principal est que la moindre quantité de données dans les documents classifiés est la meilleure et la meilleure solution. Une information excessive ne viole que le niveau de sécurité nécessaire.

Le principe de l'inspection périodique est la surveillance constante de la documentation secrète.

Sur l'introduction de modifications aux documents classifiés

Comme déjà mentionné, le degré de secretou un autre document est déterminé conformément à une liste spéciale d'informations. Après la classification, les documents sont classés et envoyés en lieu sûr. Est-il possible d'apporter des modifications à ces documents?

Instruction sur la tenue de dossiers secrets,qui contient la loi fédérale sur l'état. secret, fixe un certain nombre de situations et de circonstances objectives, selon lesquelles, les documents peuvent être soumis à une révision à des degrés divers. Il convient toutefois de noter que la date limite de déclassification ou de modification de la documentation ne doit pas dépasser 30 ans. Une exception est la décision d'une commission interministérielle spéciale. Comme dans le cas du secret, les travaux d'enlèvement ou de réduction des vautours de classification sont effectués par un groupe spécial d'individus autorisés.

Destruction de documents secrets

La décision de détruire tel ou tel secretLe document dépend du cachet de sécurité qui lui est imposé. Si la barre est marquée avec une importance particulière ou un secret parfait, alors tous les problèmes sont résolus par la commission interministérielle. S'il s'agit d'un secret commercial, la documentation secrète d'une entreprise, il est nécessaire de convoquer une commission d'experts spéciaux et des cadres. Cela permettra de résoudre les problèmes organisationnels et la direction devrait donner son autorisation.

Le processus de destruction a lieu, en règle générale,composé de trois personnes ou plus. Le papier est détruit à l'aide de machines spéciales - des machines de traitement du papier. Il devrait être marqué dans les formulaires d'inscription qui déterminent l'enregistrement de la documentation. Il convient également de noter que la destruction de documents classifiés devrait se produire parallèlement à la destruction de l'inventaire interne.

Règles de conduite du travail de bureau secret

Ensuite, nous allons parler de la documentation secrète des entreprisesou d'autres structures commerciales. Lorsque vous travaillez avec des documents secrets, plusieurs règles et exigences de base doivent être prises en compte. Il vaut la peine de souligner les points les plus importants:

• Il est nécessaire d'observer le contrôle le plus strict sur l'accès des personnes non autorisées aux documents. C'est à propos du personnel. Donc, la sécurité devrait être établie par des services de sécurité ou de sécurité.
• Il est nécessaire de déterminer avec précision les personnes qui ont le droit de travailler avec une documentation secrète. En conséquence, ils devraient recevoir des pouvoirs spéciaux.
• Une instruction claire (mémo) pour travailler avec la documentation secrète devrait être développée. Tout autre travail devrait être organisé en stricte conformité avec celui-ci.
• Les employés doivent avoir un accord sur la non-divulgation des secrets commerciaux et industriels.
• Il doit y avoir un matériel permanentstimulation des personnes ayant le droit d'accéder à la documentation classifiée. En particulier, toute tenue secrète d'un spécialiste doit être sous le contrôle personnel de la direction.

Ce sont toutes les règles de base qui doivent être respectées lorsque vous travaillez avec des documents secrets ou secrets.

Devoirs des spécialistes sur les documents secrets

Obligations des employés admis à travailler avectravail clérical secret, à chaque entreprise sont différents. En tout cas, il n'y a pas d'instruction unique sur le travail avec une documentation secrète. Cependant, il est toujours possible d'identifier les points les plus communs et communs que chaque employé qui traite des papiers secrets devrait se souvenir. En particulier, nous parlons du fait que:

• L'employé est personnellement responsable du stockage, de la garde ou de la modification des documents.
• L'employé doit être vigilant, responsable et prévenant. Toute tentative par des personnes non autorisées d'accéder à la documentation doit être immédiatement arrêtée.
• L'employé doit connaître et respecter les dispositions de l'instruction sur le travail avec des documents secrets.

En outre, il est nécessaire de souligner ce que le spécialiste est interdit de faire. Ceux-ci incluent:

• des messages à des informations secrètes de tiers;
• enlèvement, transport ou modification de la documentation à l'insu de la direction;
• connaissance de la documentation sur des questions qui ne sont pas incluses dans la conduite de l'employé;
• destruction de documents à l'insu de la direction.

Apparition de la documentation secrète

Il vaut la peine de donner les informations les plus générales sur la façon dont la couverture des documents secrets devrait ressembler. Presque n'importe quel département de tenue de dossiers secrets fixe les normes suivantes:

• le coin supérieur droit est la classification du secret;
• sous le cou - numéro d'inventaire;
• les documents portant un cachet de secret parfait doivent avoir une ligne rouge dans le coin supérieur droit;
• Les feuilles doivent être numérotées et filetées.

Naturellement, il existe de nombreuses autres exigences pour ce type de titres. Cependant, les points mentionnés ci-dessus se réfèrent à presque toutes les formes de documents secrets.