Règles de correspondance commerciale

Le succès dans les affaires dépend de nombreux facteurs. L'un d'eux est la capacité à établir des relations avec les clients et les partenaires.

La communication dans un environnement d'affaires est construite en tenant comptecertaines règles et normes, qui s'appellent l'étiquette. En raison de l'observation de règlements simples, l'interaction est plus rapide, moins de situations de conflit se produisent.

Les règles de l'étiquette professionnelle s'appliquent à la foiscommunication personnelle et sur la correspondance. Leur observance favorise la compréhension mutuelle. De plus, en suivant les règles de l'étiquette, vous montrerez du respect pour l'interlocuteur, ainsi que de l'intérêt pour le succès de l'interaction.

Comment écrire une lettre d'affaires

D'abord, vous devez construire une structure compétente pour votre message.

Les règles de correspondance commerciale suggèrent quela lettre commence par un appel, suivi d'une courte introduction, du texte principal, de la conclusion, de la signature, du post-scriptum, si nécessaire. Ensuite, il peut y avoir des applications. S'il s'agit d'un e-mail, tous les documents volumineux doivent être envoyés dans le fichier joint, en mentionnant cela dans le message.

Appel

Le message peut commencer par le mot "respecté". Mais rappelez-vous que dans ce cas, à la fin de la lettre, vous n'avez pas besoin d'écrire "avec respect". Une autre option est le message d'accueil habituel. Le message doit être placé au centre de la page.

Dans notre pays, il est préférable d'appeler une personne par son nom et son patronyme. Si vous n'êtes pas familier avec le destinataire en personne, vous pouvez vous y référer comme ceci: "Cher M. Ivanov."

Introduction

Dans l'introduction au texte principal, vous devez décrire brièvement le but de la lettre. Cette partie ne doit pas dépasser deux phrases.

Contenu principal

En 2-3 paragraphes, vous devez décrire la situation, vos pensées et vos souhaits, ainsi que poser des questions qui vous intéressent.

Conclusion

Les règles de correspondance commerciale exigent en gardedonnez un bref résumé de tout ce qui précède. Lettre généralement avec la fin des phrases standard telles que « meilleures salutations », « Cordialement », « avec gratitude », et ainsi de suite. S'il vous plaît entrer votre nom, le nom patronymique, ne pas oublier le poste.

Postscript

Le post-scriptum est généralement écrit dans des cas extrêmes, si vous avez oublié d'indiquer quelque chose d'important, ou si vous devez informer le destinataire d'un événement survenu après la rédaction de la lettre.

Décoration

La lettre devrait être alphabète, soignéedécoré. Champs obligatoires A droite, le retrait devrait être d'au moins trois centimètres, et à gauche d'environ un centimètre et demi. Sélectionnez des paragraphes pour faciliter la lecture du texte. Utilisez la police Times New Roman 12ème broche.

Eh bien, si vous utilisez le symbolisme de l'organisation. Si vous écrivez sur un en-tête officiel, assurez-vous d'inclure le nom de l'entreprise, les coordonnées, les détails et le logo dans les en-têtes et les pieds de page.

Règles de politesse

Les règles de correspondance commerciale ne sont pas seulementutilisation de la mise en page de document standard. Toute lettre officielle suppose l'expression correcte de vos pensées, même si vous l'écrivez pour exprimer une réclamation.

Vous ne pouvez pas commencer une lettre avec un refus, avec le mot "non" ou la particule "pas". D'abord, vous devez expliquer les raisons de cette décision. Si possible, suggérez d'autres moyens de sortir de la situation.

Vous n'avez pas besoin d'imposer à une personne comment résoudre le problème. Cela peut avoir l'effet inverse.

Pour montrer que la lettre est urgente, vous pouvez demander au destinataire d'envoyer une réponse à un certain nombre. Ne vous pressez pas dans une forme aiguë.

Essayez de ne pas donner d'indices sur l'incompétence possible de la personne qui lira la lettre, car cela semblera insultant.

Ainsi, nous avons examiné les techniques de base de la façon d'écrire une lettre officielle.

Suivre cette instruction rendra votre communication d'entreprise plus facile et plus réussie, et vous vous montrerez comme une personne polie et correcte.

Les règles de correspondance commerciale ci-dessus conviennent à la fois aux documents papier et aux messages électroniques.